为了不因向本国报告而疲惫不堪的处方

我是久森，我有很多机会参与全球扩张的公司项目。

在外资品牌中负责店铺建设和空间项目时，必须与本国进行协调。即使在我过去参与的项目中，我也有强烈的印象，即调整项目和咨询的发生超出了我的想象。

例如，固定装置的交货延迟，包括电力在内的设施工作的调整，现场判断不可避免的规格变更。日方发生的所有事项都是“报告和批准事项”，每次都需要向本国进行说明和批准。

“我不知道该怎么说......”，负责人独自承担，疲惫不堪的情况也不少。

因此，这次我想找出避免疲劳的原因和方法。

 

疲惫的身份在于“难以解释”

在这样的项目中，有几个时刻很难解释。特别麻烦的是出现追加工程和成本增加、日程延迟的时候。要传达到本国，必须整理基本计划和有什么变化。

然而，在现场，法律法规，供应商的情况，过程之间的影响同时涉及。例如，由于难以采购材料而导致的施工延迟可能推动后期处理，日本特有的天花板高度和消防法可能会改变前提。说明无论如何都会变得零碎，本国方面也很难理解整体情况。

工程师应将现场发生的情况转换为本国能够理解的形式。也就是说，在“现场”和“本国”之间扮演翻译的角色。

 

解决的关键是“速度”和“故事”

减轻这种负担的关键很简单：尽快分享问题。这是因为总部负责人也希望尽快了解情况，以便考虑对后续流程的影响并做出下一步决策。

在这种情况下，顺畅沟通的前提是定期沟通。如果你们之间能够定期交换信息，那么当问题出现时，就能更容易地及早分享信息。

此外，沟通方式至关重要。与其简单地罗列事实，不如组织并解释“事情发生的原因”、“影响范围”、“应对措施”以及“最终会带来哪些改变”。例如，在实际案例中，你可以这样说：“我们计划在老街区的一个角落开设一家店铺，但为了遵守景观法规，我们不能设置标准的商业招牌。因此，像这样融入当地传统工艺元素的概念设计，既能与街景和谐相融，又能体现对社区的尊重。不过，预算如下。”

有了这样的信息，总部在提交额外工作估算以符合法规时就更容易做出决定。

因此，沟通时要考虑到“接收者会如何看待这个问题”。
沟通的时机和组织方式会极大地影响你与祖国互动的效果。

调整通信中疲劳增加的原因不是物理距离，而是由于前提和情况没有充分共享而存在心理距离。

缩短距离所需的是早期共享，沟通组织和日常沟通。本国的负责人也会在有限的信息中进行判断。一旦建立了关系，报告将变成对话而不是义务。

如果在与本国的交流中感到精神上的负担或疲劳感时，希望能对您有所帮助。